Dlaczego każdy projekt e-commerce potrzebuje project managera?

 

Kim jest project manager? Obowiązki kierownika projektu

Project manager (kierownik/koordynator projektu) czuwa nad tym, aby realizacja projektu przebiegała zgodnie z planem i z uwzględnieniem określonych celów jakościowych oraz biznesowych. Znajduje się w centrum całego wdrożenia – wie o nim wszystko i nawet obudzony w środku nocy potrafi powiedzieć, jaki jest aktualny status prac i co pozostało do zrobienia. Jego pracę możemy porównać do roli kapitana, który tak planuje wyprawę, a następnie tak kieruje statkiem, aby nie osiąść na mieliźnie.

Project manager czynnie uczestniczy w rozwoju produktu, i to na każdym etapie. Przygotowuje plan wdrożenia, organizuje i nadzoruje pracę zespołu projektowego, pilnuje przestrzegania harmonogramu, dba o systematyczne prowadzenie dokumentacji, organizuje i prowadzi spotkania wewnętrzne i zewnętrzne, raportuje postępy, testuje zaprojektowane funkcjonalności. Jest też łącznikiem pomiędzy developerami a osobami, które nadzorują projekt po stronie interesariusza. Przekazuje uwagi i pojawiające się nowe wymagania biznesowe, a także „tłumaczy” kwestie technologiczne na prostszy, zrozumiały dla każdego język.

Projekt IT, szczególnie tak złożony i rozciągnięty w czasie, jak wdrożenie e-commerce, nie ma szans powodzenia bez project managera. Nie poprowadzi się sam, niezależnie od tego, ile lat doświadczenia i ile uruchomionych platform mają za sobą developerzy. W centrum całego procesu musi znajdować się osoba, które spina ze sobą różne strony projektu i nadaje rytm wszystkim działaniom.

Zarządzanie projektami w e-commerce bez project managera?

Załóżmy, że jesteś managerem marketingu w dużej firmie produkującej meble tapicerowane. Po długich miesiącach analiz wraz z zarządem podjęliście decyzję: czas na poszerzenie kanałów sprzedaży o e-commerce. Wybraliście software house, który zajmie się wdrożeniem, ustaliliście zakres działania i cel. Ruszacie!

Jako że jesteś marketingowcem i spora część Twojej pracy odbywa się w internecie, więc „wiesz co i jak”, zostajesz oddelegowany do zarządzania projektem. Rezygnujecie zatem z udziału project managera. Oczywiście w rzeczywistości żadna firma wdrożeniowa by się na to nie zgodziła, ale na potrzeby tej „symulacji” załóżmy, że taka sytuacja jest możliwa.

Co dalej? Czy wiesz, jak złożyć wszystkie ustalone na wewnętrznych spotkaniach wymagania w sensowną całość? Jak doprecyzować szczegóły, aby mieć pewność, że zespół wdrożeniowy stworzy dokładnie takie rozwiązania, o jakich myślicie? Czy potrafisz przygotować backlog? Czy znajdziesz czas, żeby organizować spotkania projektowe, aktualizować statusy prac, weryfikować wykonanie zadania, kontrolować jakość powstałych funkcjonalności, tworzyć raporty i rejestry, czuwać nad uzupełnianiem dokumentacji?

Agencja e-commerce, z którą współpracujecie, to profesjonaliści – stworzyli setki e-commerce’ów, więc proces wdrożenia mają opanowany do perfekcji. Każdy projekt jest jednak inny: opiera się na innych założeniach, dąży do innych celów, spełnia wymagania innych użytkowników, działa inaczej i wygląda inaczej.

Uruchomienie e-sklepu to nie jest projekcik, który można robić „na boku”, pomiędzy ogarnianiem codziennych spraw. To ogromne przedsięwzięcie potrzebujące dobrego koordynatora.

Tym koordynatorem jest właśnie project manager.

Zarządzanie projektami w e-commerce – zadania project managera

Zadaniem project managera jest oczywiście „zarządzanie projektem”. Pod tym stwierdzeniem kryje się jednak nie tylko rozdzielanie zadań i sporządzanie raportów. Obowiązki PM-a w projekcie e-commerce są o wiele bardziej złożone. Należy do nich między innymi:

Pomoc w definiowaniu wymagań

Wdrożenia sklepów internetowych czy wszelkie inne projekty IT to tak naprawdę tworzenie czegoś z niczego – przekształcanie wizji i pomysłów, czasem kilku osób, w ciąg znaków, a w efekcie w rozwiązania, które wywołują konkretne akcje. Najtrudniejszym etapem pracy jest zdefiniowanie wymagań, czyli określenie, jak ma wyglądać i jak ma działać powstający produkt. Project manager bierze w tym czynny udział. Ma wiedzę i doświadczenie potrzebne do tego, aby przełożyć wymagania klientów na język technologii, tak, aby zespół developerski dobrze zrozumiał, czym ma się zajmować, i mógł zaproponować odpowiednie rozwiązania.

Planowanie procesu wdrożenia

Bez dobrego planu żaden projekt nie ma szans powodzenia, a szczególnie tak złożony, jak uruchomienie e-commerce. Jednym z zadań project managera jest przygotowanie harmonogramu prac oraz tzw. backlogu – czyli spisu zadań, jakie mają zostać wykonane w ramach wdrożenia.

Komunikacja z interesariuszami

Project manager jest łącznikiem pomiędzy interesariuszami a zespołem developerskim. Do jego zadań należy więc zarządzanie całą komunikacją. Na starcie projektu przygotowuje narzędzia, które ją umożliwiają – w Ageno są to tablice Trello/Asana oraz w razie potrzeby komunikatory takie jak Slack czy Skype. Organizuje także wewnętrzne spotkania zespołu w celu weryfikacji postępów prac, a także spotkania z klientem, na które prezentowane są efekty poszczególnych etapów.

Tworzenie dokumentacji

Dokumentacja projektowa to integralna część produktu końcowego, który powstaje w ramach wdrożenia. Pozwala na jego aktualizację i rozwój. Czy zawsze jest potrzebna? Odpowiedź może być tylko jedna: tak. Dokumentację projektową możemy porównać do projektu domu – to w nim zawierają się tak kluczowe informacje, jak rozkład ścian nośnych czy poszczególnych instalacji.

Nad tworzeniem dokumentacji czuwa nie kto inny, jak project manager.

Zarządzanie projektami w e-commerce – inne zadania PM

Oprócz tego project manager w e-commerce:

• raportuje interesariuszom wyniki,
• organizuje spotkania z interesariuszami i podsumowuje ich ustalenia,
• spotyka się cyklicznie z zespołem w celu zaktualizowania statusu prac,
• komunikuje się z firmami trzecimi, jeśli zachodzi taka potrzeba,
• gromadzi potrzebne materiały: treści, tłumaczenia, multimedia,
• kontroluje wykorzystanie budżetu,
• nadzoruje estymacje,
• weryfikuje stan prac,
• kontroluje jakość,
• raportuje ryzyka związane z projektem i dba o to, aby projekt rozwijał się przyrostowo,
• aranżuje i czasami uczestniczy w konsultacjach zespołu developerskiego,
• przygotowuje plan uruchomienia i czuwa nad jego przebiegiem,
• tworzy raporty końcowe
• niejednokrotnie sam jest supportem i wprowadza zmiany w panelu administracyjnym,
• przygotowuje instrukcje dla osób obsługujących produkt po stronie klienta.

Zarządzanie projektem nie jest wewnętrznym procesem agencji tworzącej e-commerce. To integralna część wdrożenia – bez dobrego harmonogramu i bieżącego nadzorowania prac całe uruchomienie mogłoby nie dojść do skutku. Project manager jest zatem kluczową postacią w zespole developerskim i trudno wyobrazić sobie sytuację, w której możliwa byłaby rezygnacja z jego udziału.

Sprawdź także: Zasady pracy na stanowisku Project Manager

Źródła zdjęć i grafik: undraw.co, unsplash.com