Kategorie
Ageno Biznes

Kickoff meeting. Jak zorganizować spotkanie startowe projektu?

Kickoff meeting, czyli warsztaty startowe, to pierwsze spotkanie zespołu projektowego z Klientem, mające na celu podsumować wcześniejsze ustalenia oraz wzbudzić entuzjazm po obu stronach projektu.

W skrócie

Jest to swego rodzaju inauguracja. Odbywa się po podpisaniu umowy i bezpośrednio przed rozpoczęciem projektu.

Analogicznie w wojsku organizowane są apele (zbiórki) mające na celu zorganizowanie żołnierzy np. przed wymarszem wojska na manewry.

Spotkanie startowe ma za zadanie podsumować cele, wprowadzić do projektu oraz zmotywować zespół. Pozwala wyrównać wiedzę i wizję projektu Klienta z wiedzą zespołu projektowego.

Warunki spotkania kickoff meeting

  1. Określenie miejsca i daty — Precyzyjne ustalenie miejsca i daty spotkania.
  2. Dobre nastawienie — Spotkanie powinno odbyć się w przyjaznej atmosferze, wzajemnego szacunku i pozytywnego nastawienia wszystkich uczestników.
  3. Notatki — Z warsztatów powinna zostać sporządzona notatka. Przed rozpoczęciem spotkania należy zatem wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za jej sporządzenie, a następnie zredagowanie jej do formy podsumowania i rozesłana do wszystkich uczestników w celu potwierdzenia ustaleń spotkania.
  4. Harmonogram spotkania — Spotkanie nie powinno być dłuższe niż 4 godziny. Należy pamiętać o zapewnieniu napojów, ewentualnie poczęstunku. Poniżej rozpisana została agenda kickoff meetingu.

Cele spotkania startowego

Cele zespołu projektowego

  • Zapoznanie się z projektem;
  • zrozumienie tła projektu;
  • zademonstrowanie entuzjazmu i zrozumienia dla projektu;
  • utwierdzenie Klienta w poczuciu, że wybrał odpowiednią firmę.

Cele klienta

  • Podsumowanie ustaleń i sposobu pracy;
  • przekazanie intencji i celów;
  • sprawienie, aby zespół dobrze zrozumiał tło projektu.

Agenda spotkania kickoff meeting

  1. Kto uczestniczy w projekcie? (10 min) — Przedstawienie członków zespołu i ich funkcji w projekcie. 
    – Kto będzie uczestniczył w projekcie?
    – Jakie będą funkcje członków zespołu?
  2. Czym jest projekt? (20 min) — Przedstawienie tła projektu. 
    – Dla kogo jest tworzony?
    – Jakie są cele i założenia projektu?
    – Jak będą pozyskiwani klienci? (SEO/SEM?)
  3. Jaki jest zakres projektu? (20 min) — Określenie zakresu pracy, jaki zrealizować ma zespół. 
    – Co będziemy robić?
    – Z jakich technologii będziemy korzystać?
  4. Jak będziemy pracować? (20 min) — Opisanie, w jaki sposób będzie prowadzony projekt.
    – Z jakich narzędzi będziemy korzystać do prowadzenia projektu? (Trello, Slack, E-mail)
    – Jak będziemy się komunikować?
    – Kto będzie zarządzał projektem i nadzorował jego przebieg?
  5. Czy są jakieś pytania? (45 min) — Sesja Q&A mająca na celu rozpoczęcie szeroko zakrojonej dyskusji rozwiewającej wątpliwości dotyczące projektu.

Nadrzędnym celem strategicznym spotkania „kickoff” jest wzajemne zrozumienie wszystkich interesariuszy i poczucie, że projekt będzie realizowany w dobrym kierunku. Jeśli po spotkaniu Klient oświadczy „Mamy to!”, to oznacza, że zostało ono dobrze przeprowadzone.