Kategorie
Onboarding Zarządzanie projektem

Jak przygotowywać raport? Wzór raportu projektowego

Do listy zadań kierownika projektu często należy tworzenie raportów tygodniowych, notatek służbowych, różnego rodzaju zestawień, sprawozdań i protokołów. W tym artykule postaram się możliwie krótko opisać, jak powinien wyglądać taki dokument.

Celem raportu jest przedstawienie obiektywnego stanu danego tematu / zadania / projektu / sprawy. Dokument powinien być napisany w sposób formalny, bez korzystania z języka potocznego, skrótów i słów, które mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy. Treść raportu powinna być precyzyjna, kompletna, bezstronna i obiektywna.

W skrócie

  • Zastanów się, jakie informacje chcesz przekazać i dlaczego ktoś ich potrzebuje – skup się na najważniejszych sprawach.
  • Pisz formalnie, krótko i konkretnie. Zredukuj niepotrzebne słowa.
  • Bądź obiektywny, nie oceniaj.
  • Stosuj czytelne formatowanie – nagłówki, które podzielą raport na najważniejsze sekcje (od ogółu do szczegółu), listy wypunktowane, pogrubienia itp.

W Ageno w zależności od typu raportu odpowiadamy na następujące pytania:

Podsumowujące, notatki ze spotkania

  • Czego dotyczy raport / notatka?
  • Co się dokładnie wydarzyło?
  • Jakie sprawy zostały poruszone i ustalone?
  • Jakie są dalsze kroki?

Cykliczne, tygodniowe, miesięczne

  • Czego dotyczy raport?
  • Co się dokładnie wydarzyło?
  • Co się dokładnie wydarzy (dalsze działania)?

Opisujący problem / Sytuacyjny

  • Czego dotyczy raport?
  • Co dokładnie się wydarzyło?
  • Jakie są konsekwencje wystąpienia problemu?
  • Jakie są ustalenia śledztwa związanego z problemem? Jakie były źródła problemu?
  • Jakie działania zostały podjęte, aby problem nie wystąpił w przyszłości?

Od czego zacząć pisanie raportu?

1. Cel i odbiorca

Dowiedz się, kto będzie czytał raport i do czego jest on mu potrzebny. Zazwyczaj raporty tworzone są dla Klienta w celu zaktualizowania informacji, jakie ma na temat statusu projektu.

2. Forma i sposób dostarczenia

Ustal, jaką formę ma mieć raport oraz jak ma być dostarczony (e-mail, wpis na Trello, PDF, inny?)

3. Konspekt / szkic

Stwórz konspekt raportu w formie głównych nagłówków – od ogółu do szczegółu.

4. Język

Pisz formalnie, stosując proste, łatwe do zrozumienia zdania, wyeliminuj żargon, jeśli możesz.

5. Formatowanie

Układ raportu powinien być prosty i czytelny

  • Stwórz czytelny tytuł raportu.
  • Poinformuj, kto tworzył raport i kiedy.
  • Zaplanuj nagłówki, które logicznie podzielą raport na sekcje.

6. Weryfikacja końcowa (Proofreading)

Przed wysłaniem raportu, sprawdź, czy na pewno wszystko zostało przekazane, czy raport nie zawiera błędów.


Wzór cyklicznego raportu tygodniowego:

Raport tygodniowy Acme.com

Przygotował: Maksymilian Śleziak
Data: 29 marca 2019
Klient: Acme.com
Raportowany okres: 22–29 marca 2019

Niniejszy raport poświęcony jest przekazaniu informacji na temat stanu projektu wdrożenia sklepu internetowego opartego o Magento 2 – acme.com.

Prace realizowane 22–29 marca 2019

  • Opracowywanie nowego projektu layoutu zgodnie z nową wizją, w tym zmiana fontu z wcześniej wybranego Lato na Praktika.
  • Przygotowanie wyglądu poszczególnych widoków sklepu zgodnie z nowymi wytycznymi dotyczącymi layoutu, w tym:
    – strony głównej;
    – listy produktów;
    – stron statycznych;
  • Dodanie funkcjonalności umieszczania materiałów video na sliderze.
  • Wprowadzenie zależności sposobów płatności, względem metod wysyłki w kasie.
  • Wdrożenie i konfiguracja wyszukiwarki Elastic Search.

Prace, które będą realizowane 3–6 marca 2019

  • Dalsze prace związane z dostosowaniem wyglądu poszczególnych widoków rozwiązania do nowego konceptu.
  • Rozpoczęcie prac nad nowym widokiem karty produktu w tym przygotowanie makiety i wizualizacji nowego widoku karty produktu.
  • Dalsze testy akceptacyjne rozwiązania.

Przykładowy raport tygodniowy, jaki stosujemy w Ageno » w przypadku wdrożeń e-commerce projektów opartych o Magento 2.

Artykuły powiązane