Kategorie
Biznes

Jak organizujemy angażujące spotkania all hands?

Standardowe spotkania firmowe często przypominają szkolny apel: zbiórka, zwyczajowe formułki, prezentacja, na koniec kilka motywacyjnych zdań i dziękuję, możecie wracać do swoich zajęć. Na szczęście istnieje też wersja mniej standardowa – spotkania all hands. Dowiedz się, na czym polegają i jak je organizować, a cykliczne zebrania w Twojej firmie już nigdy nie będą dla zespołu przykrym obowiązkiem.

Wszyscy na pokład! Czym jest spotkanie all hands?

Spotkania all hands, zwane też town hall lub forum, to ogólnofirmowe spotkania kierownictwa z wszystkimi pracownikami, podczas których omawia się najważniejsze dla rozwoju firmy sprawy. Odbywają się regularnie, tak, jak typowe zebrania podsumowujące rok czy kwartał. W niczym nie przypominają jednak skostniałych, korporacyjnych posiedzeń rodem z najgorszych koszmarów. Wywodzą się z kultury start-upów, w której pracowników traktuje się jak partnerów, i tak też powinny być przeprowadzane – aby załoga aktywnie je współtworzyła.

Cele spotkań all hands to:

  • przekazanie pracownikom najważniejszych informacji z ostatniego roku/kwartału/miesiąca i omówienie spraw organizacyjnych,
  • zreferowanie postępów w kluczowych projektach,
  • świętowanie sukcesów (a nawet nagradzanie najlepszych pracowników),
  • integracja zespołu wokół wspólnego celu lub filozofii działania,
  • stworzenie przestrzeni do zadawania pytań, omawiania problemów i zgłaszania sugestii.

Spotkania all hands aktywizują obie strony, pozwalając wypowiedzieć się zarówno zarządowi, jak i pracownikom. Dają wszystkim, od stażystów do prezesa, szansę na zadawanie pytań czy wyrażanie wątpliwości. 

Dlaczego warto organizować spotkania all hands?

W wielu firmach takie wewnętrzne spotkania z pracownikami uważane są za stratę czasu – przecież równie dobrze można rozesłać do wszystkich maila albo video z omówieniem aktualnych spraw. W Ageno mamy na to zupełnie inny ogląd. Wyróżniliśmy 5 najważniejszych korzyści, dla których warto organizować spotkania all hands.

1. Skuteczna komunikacja z całym zespołem

Na pewno znasz grę w głuchy telefon. Przekazywanie informacji w dużej firmie czasem łudząco ją przypomina. Język polski pełen jest wieloznaczności – jedną rzecz można powiedzieć na kilka całkiem różnych sposobów. Do tego dochodzą jeszcze komunikaty niewerbalne, czyli mimika i ton głosu. Może się okazać, że informacja, którą przekazujesz kierownikowi działu, dociera do poszczególnych członków zespołu w zupełnie innej formie.

Spotkania all hands, na których obecne są wszystkie osoby tworzące organizację, to najefektywniejszy sposób przekazywania ważnych informacji. Dają gwarancję, że cała załoga w tym samym czasie otrzyma ten sam komunikat, bez przeinaczeń i niejasności.

Usprawnienie komunikacji to ważna zaleta spotkań all hands

2. Wzmocnienie kultury organizacyjnej firmy i budowanie społeczności

Spotkania wszystkich pracowników to ważna część budowania tożsamości firmy. Warto podczas nich eksponować jej wizję i misję, podkreślać wartości czy przypominać o celach. Wzmacnia to w zespole poczucie „grania do jednej bramki” i bycia częścią społeczności.

3. Przestrzeń do rozmowy

Podczas każdego spotkania all hands zarezerwuj co najmniej 25% czasu na sesję Q&A i staraj się tak poprowadzić dyskusję, aby wciągnąć w nią każdego pracownika. Możesz poprosić zespół, by wcześniej podesłał Ci pytania, które będą punktem wyjścia, ale zostaw też trochę przestrzeni na spontaniczność. Kierunek, w jakim rozwinie się rozmowa, może Cię zaskoczyć! I właśnie taki jest cel: wyjście poza ramy, schematy i rutynę. Dzięki swobodnej dyskusji poznasz inne perspektywy patrzenia na omawiane kwestie, a także nastroje, jakie panują w zespole.

4. Wzajemna motywacja

Spotkania typu all hands to świetna okazja do tego, aby ogłaszać mniejsze i większe sukcesy, chwalić tych, którzy pomogli je osiągnąć, czy przekazywać opinie zadowolonych klientów. Gdy sprawy zaczynają się nawarstwiać, a nawał obowiązków przytłaczać, nic tak nie zwiększa zaangażowania w zespole, jak pokazanie efektów jego codziennego wysiłku.

5. Integracja zespołu

Jasne, na pewno znasz lepsze sposoby na integrację zespołu niż spotkanie w godzinach pracy, ze sztywną agendą i jasno określonym celem. My też znamy. Problem z wypadami integracyjnymi poza biuro jest jeden, za to zasadniczy: rzadko kiedy uczestniczą w nich wszyscy. Często spotkanie typu all hands to jedyna szansa, aby zebrać w jednym miejscu cały zespół, zwłaszcza jeśli firma działa hybrydowo lub ma kilka oddziałów.

Jak często powinny odbywać się spotkania all hands?

Zależnie od potrzeb i tempa rozwoju organizacji – spotkania all hands mogą odbywać się co miesiąc, kwartał (to najpopularniejsza opcja) albo co rok, choć zdarzają się firmy, w których przeprowadza się je co tydzień, a nawet codziennie. 

7 kroków do udanego spotkania all hands. Jak je zorganizować i moderować?

1. Ustal datę i roześlij zaproszenia z wyprzedzeniem

Niech spotkania all hands staną się w Twojej firmie tradycją. Organizuj je w stałych odstępach czasu i przypominaj o ich terminie z wyprzedzeniem – a najlepiej na każdym z nich podaj datę kolejnego. Staraj się tak wybrać taką porę, aby faktycznie było to spotkanie „all hands”, a nie „some hands”. Problematyczne mogą być na przykład sezony urlopowe albo terminy zahaczające o długie weekendy.

Jeśli któryś z pracowników nie może uczestniczyć w spotkaniu ani osobiście, ani zdalnie, zastanów się nad przygotowaniem dla niego nagrania.

2. Opracuj agendę

Agenda jest podstawą każdego spotkania, zwłaszcza tak dużego, jak to typu all hands. Jeśli jej nie opracujesz, istnieje ryzyko, że zebranie niepokojąco się rozwlecze, a jego cel nie zostanie osiągnięty. Sporządź więc listę tematów, które powinniście przedyskutować z pracownikami, i oszacuj, ile mniej więcej czasu możecie poświęcić na omówienie każdego z nich. Podczas spotkania staraj się trzymać tej rozpiski i tak kieruj rozmową, aby punkt po punkcie ją realizować.

3. Nie pozwól, żeby zawiodła technologia

Najczęstszą przyczyną opóźniania się spotkań wcale nie jest spóźnialstwo uczestniczących w nim osób, ale niedomagania technologii. Prezentacja, której nie da się uruchomić, niedziałający projektor, trzaski na łączach… Aby spotkanie all hands w Twojej firmie mogło zacząć się bez opóźnień, koniecznie sprawdź wcześniej, czy sprzęt, z którego będziesz korzystać, działa bez zarzutu.

Wskazówka: jeśli podczas spotkania kilka osób będzie wspomagać się prezentacjami multimedialnymi, przed spotkaniem połącz ich slajdy w jedną prezentację. Pozwoli to uniknąć problemów z uruchamianiem każdej z osobna.

4. Zacznij od przełamania lodów

Spotkania typu all hands koncentrują się na interakcjach między uczestnikami i dynamicznej wymianie opinii. Czasem jednak trudno zachęcić zespół do aktywnego uczestnictwa – zwłaszcza w dużych firmach, w których pracownicy różnych działów słabo się znają i nie są ze sobą zbyt dobrze zintegrowani.

Aby mocniej zaangażować uczestników, spotkanie zacznij od tzw. lodołamaczy – prostych pytań, które rozluźniają atmosferę i są zaczątkiem swobodnej rozmowy. Możesz zapytać pracowników o najlepszą rzecz, która przydarzyła im się w tym tygodniu, albo o zmiany, jakie wprowadziliby w firmie, gdyby mieli do dyspozycji nieograniczony budżet. Świetnym lodołamaczem jest również rozmowa na jakiś „kontrowersyjny” (ale lekki!) temat, np. sernik z rodzynkami czy bez? 

Entuzjazm jest zaraźliwy – gdy jedna osoba odważy się odpowiedzieć, zachęci kolejne.

5. Angażuj zespół podczas spotkania

Jeśli podczas spotkania z wszystkimi pracownikami prezentujesz złożony temat, co jakiś czas zaktywizuj słuchaczy, pytając ich o opinie lub prosząc o informacje zwrotne. Dzięki temu uczestnicy zachowają wysoki stopień skupienia, a spotkanie nie zamieni się w nudną prelekcję.

6. Nie pozostawiaj pytań bez odpowiedzi

Może się zdarzyć, że podczas sesji Q&A nie uda Ci się odpowiedzieć na wszystkie pytanie, jakie padną. Poproś o zapisanie tych, które pozostały bez odpowiedzi, i odnieś się do nich mailowo albo z pomocą kierowników poszczególnych działów.  

7. Poproś o feedback

Spotkanie typu all hands kończy się w chwili, w której ostatnia osoba opuszcza salę, ale Ciebie czeka jeszcze jedno zadanie – sprawdź, jak pracownicy oceniają taki meeting. Roześlij do nich anonimową ankietę, w której zapytasz o wrażenia i poprosisz o wskazanie rzeczy, jakie można poprawić. Możesz też założyć dedykowany spotkaniom all hands kanał na firmowym komunikatorze. Stanie się on stałą przestrzenią do wymiany wrażeń i dyskusji na tematy poruszane na zebraniach.

O spotkaniach all hands nie da się powiedzieć, że „mogłyby być mailem”, bo zdecydowanie by nie mogły. Maile są zimne i bezosobowe, natomiast takie spotkania – pełne energii, angażujące i sprzyjające integracji. Przetestuj ich format w swojej organizacji, a przekonasz się, jak zaskakujące efekty mogą przynieść.

Źródło zdjęć: unsplash.com, undraw.co