Kategorie
Ageno Narzędzia

Jak łatwo i wydajnie zarządzać projektami, korzystając z Trello?

Instrukcja obsługi aplikacji do zarządzania projektami informatycznymi w Ageno.pl — Trello.

Przez lata pracy nad rozwiązaniami informatycznymi wypracowaliśmy schemat prowadzenia projektów. Jest to mieszanina metodologii AgileKanbanGTD i innych. Z każdej z nich zaczerpnęliśmy to, co uważamy za najlepsze, a proces stale optymalizujemy. Z tego wpisu dowiesz się, jak używać Trello.

95% projektów, jakie realizujemy, uznajemy za średniej wielkości, wymagające już systemowego podejścia i zarządzania zadaniami na poziomie aplikacji – nie wystarcza e-mail i telefon. W Trello odbywa się najważniejsza część komunikacji między Klientem i zespołem Ageno.

»» Sprawdź naszą ogólnodostępną Wzorcową tablicę Ageno na Trello ««

1. Tablica

Reprezentuje projekt, w którym porządkujesz zadania w postaci kart na listach. Każdy projekt ma swoją własną tablicę.

Przykładowa tablica „Jak używamy Trello w Ageno.pl” z widocznymi listami Ideas, To Do…

2. Listy

Listy umożliwiają porządkowanie zadań w postaci kart według różnych etapów postępu prac.

W Ageno wykorzystujemy następujące tablice:

  • Ideas — Pomysły na funkcjonalność do wykonania w przyszłości, które po przedyskutowaniu i ustaleniu szczegółów staną się zadaniem na liście `To Do`. Na jednej karcie należy dyskutować wyłącznie na temat jednego zadania. Jeśli podczas dyskusji pojawiają się pomysły dotyczące innych funkcjonalności, to dyskusja powinna przenieść się na inną, odpowiadającą wątkowi kartę.
  • To Do — Zadania zatwierdzone przez Klienta do wykonania. Karta To Do zawiera szczegółowy, precyzyjny opis wymagań oraz komplet materiałów. Zadanie musi mieć przydzieloną osobę odpowiedzialną.
  • In Progress — Zadania rozpoczęte i wykonywane w tym momencie.
  • Review — Zadania wykonane, przetestowane przez osobę odpowiedzialną i oczekujące na weryfikację przez Klienta.
  • Done — Zadania zweryfikowane przez Klienta dopuszczone do umieszczenia na serwerze produkcyjnym.

3. Karty

Karty są zadaniami na listach. To podstawowa jednostka tablicy. Karty można przeciągać między listami, aby pokazać, na jakim etapie znajduje się dane zadanie.

Konsultacje, ustalenia, narady, burze mózgów mogą odbywać się poprzez e-mail, telefonicznie, na żywo podczas spotkań, jednak wszelkie ustalenia muszą zostać sprecyzowane w Trello. Jedna karta to jedno możliwie niewielkie zadanie.

Przykładowe zadanie w formie karty na liście To Do.
Jak wygląda niepoprawnie i poprawnie stworzone zadanie? «« Po lewej zadanie niepoprawnie sformułowane, pozbawione szczegółów i konkretnych informacji. Tytuł nie pozwala ocenić, czego dotyczy, brak opisu, brak osoby odpowiedzialnej. Będzie wymagało znaczącego nakładu pracy przy ustalaniu, czego dotyczy. »» Po prawej zadanie dobrze opisane, zawierające komplet informacji i gotowe do realizacji .

4. Etykiety

Etykiety służą do dodatkowego identyfikowania statusu zadania. W Ageno używamy:

  • Bug — Zadanie wynikające z błędnie wykonanego wcześniej zadania. Oznacza, że zadanie było wykonane, ale z powrotem ma status do wykonania z powodu błędu.
  • Urgent — Zadanie bardzo ważne, wymagające natychmiastowej interwencji.
  • On Hold — Zadanie wstrzymane lub zablokowane, ponieważ np. brakuje kluczowych danych, aby kontynuować.
Etykiety w zadaniu na przykładowej tablicy Trello.

Dobre praktyki

  1. Wyrażamy się zwięźle, konkretnie i trzymając się ściśle tematu danego zadania.
  2. Jeśli w toku dyskusji na karcie rezygnujemy z danej funkcji, to archiwizujemy zadanie.
  3. Jeśli zadanie nie może być kontynuowane do czasu przesłania materiałów lub wymagane jest oczekiwanie z innego powodu, przypisujemy mu etykietę „On Hold” (czyli wstrzymane do czasu otrzymania kompletu informacji).
  4. Zadanie przenosić, między listami reprezentującymi etapy, może osoba odpowiedzialna za dane zadanie lub osoba nadzorująca jego wykonanie.
  5. Jeśli zadanie na etapie „Review” wymaga modyfikacji/poprawek, to należy je przenieść do listy „To Do”.
  6. Wszystkie zadania do wykonania muszą być bezwzględnie dodane do Trello. Jeśli czegoś nie ma w Trello, to tego nie robimy.
  7. Każde zadanie w Toggl (narzędziu do zapisywania czasu pracy) musi odzwierciedlać zadanie w Trello 1:1. W tym celu pomaga ta wtyczka Toggl do Google Chrome.
  8. Zadanie w Trello, które zmienia status na Review, musi być szczegółowo sprawdzone oddaniem do testów działu QA.

»» Sprawdź naszą ogólnodostępną Wzorcową tablicę Ageno na Trello ««

Jeśli chcesz zoptymalizować pracę w firmie, warto zainteresować się również: Inbox ZeroAgileKanbanGTD.

Jeśli poszukujesz firmy, która ma duże doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań e-commerce opartych o Magento, to odwiedź nas na Ageno.pl.